De conformidad a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el Hostal Villa San Juan presenta a continuación su Política de Privacidad para el Tratamiento de Datos Personales.

1.     Objeto

El presente documento tiene como finalidad establecer las políticas de Tratamiento de Datos Personales que realiza el Hostal Villa San Juan a sus huéspedes, visitantes, colaboradores y proveedores a fin de garantizar el derecho fundamental de Habeas Data promulgado en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y dar cumplimiento a lo establecido en el literal k, del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

El Hostal Villa San Juan en calidad de Responsable del Tratamiento, ubicado en el km 2.8 vía Sogamoso – Tópaga, Vereda San Juan Nepomuceno, Sector San Pedro, Tópaga, Boyacá. Correo electrónico: hostalvillasanjuan@gmail.com. Teléfono de contacto: (+57) 318 264 8671.

2.     Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto del Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles a aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra fuera o dentro del País.

• Transmisión: Tratamiento de los Datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable.

• Habeas Data: Derecho fundamental para todas las personas, para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

3.     Alcance

La presente Política de Privacidad se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan Datos Personales registrados y por registrar, por una persona natural, a través de las diferentes plataformas manejadas por el Hostal Villa San Juan (Medios electrónicos y medios físicos) y que sean objeto de tratamiento por parte del Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales.

4.     Principios para el tratamiento de Datos Personales

Se aplicarán los siguientes principios:

• Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, y debe ser informada al Titular.

• Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de actividades autorizadas por la ley.

5.     Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución.

• Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto del Tratamiento.

6.     Deberes de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento

Son deberes del Responsable del tratamiento los siguientes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.

• Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012.

• Exigir al Responsable del tratamiento en todo momento, el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar los reclamos y consultas formuladas, en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar al Encargado del tratamiento, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez que se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Son deberes del Encargado del tratamiento los siguientes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, dentro de los términos establecidos por la ley 1581 de 2012.

• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recepción.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por la ley 1581 de 2012.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.     Tratamiento de los Datos Personales

El Hostal Villa San Juan actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que se encuentran en su base de datos. Esta base de datos es confidencial. El Hostal Villa San Juan recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales haya tenido, o tenga cualquier tipo de relación, cualquiera que sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral). Entre estas se incluye, sin ser limitantes, a huéspedes, clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, aliados estratégicos, acreedores y deudores.

Los Titulares de los datos personales almacenados en la Base de Datos del Hostal Villa San Juan, podrán siempre ejercer en cualquier momento, su derecho al acceso, actualización, rectificación y supresión de los Datos Personales, frente al Responsable del Tratamiento de Datos.

7.1. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

La recolección y el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Dicho tratamiento debe cumplir con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, y brindará los datos personales del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor en su derecho de ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Las respuestas a las preguntas realizadas, son de carácter facultativo, para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

7.2. Tratamiento de Datos Sensibles

El Tratamiento de Datos Sensibles, definidos en el Artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, está prohibido, excepto en las siguientes situaciones:

• El Titular haya dado su autorización a dicho tratamiento, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

• El Tratamiento sea requerido para salvaguardar el interés vital del Titular, y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

• El Tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un proceso judicial.

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En las situaciones en que sea necesario el Tratamiento de Datos Personales Sensibles, el Hostal Villa San Juan debe:

• Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

En ningún caso, se condicionará el desarrollo de cualquier actividad al suministro de Datos Sensibles por parte del Titular.

Las respuestas a las preguntas realizadas, que involucren el tratamiento de Datos Sensibles, son de carácter facultativo.

8.     Finalidades del Tratamiento

Los datos personales que sean tratados por el Hostal Villa San Juan, actuando como responsable de la información, serán confidenciales y su tratamiento se ajustará a lo dictado por la Constitución y la Ley, así como de acuerdo a lo que se establece a continuación:

• Tratamiento de los datos en ocasión y para el desarrollo del objeto social del Hostal Villa San Juan.

• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de brindar información a los entes administrativos, y a las diferentes autoridades de control y vigilancia nacionales o internacionales.

• Brindar información a auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrolla el Hostal Villa San Juan.

• Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, a fin de mantener actualizada la base de datos.

• Procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios.

• Actividades de promoción y mercadeo, incluyendo ofertas promocionales, encuestas periódicas de satisfacción del cliente, actividades de investigación de mercado, actividades de prospección comercial y creación de perfiles de los clientes.
• Transferencia de información a socios comerciales como, y sin ser limitantes, agencias de viaje, compañías de alquiler de vehículos, compañías aseguradoras, aerolíneas y operadores turísticos con el fin de brindar al titular la posibilidad de obtener servicios de su portafolio, así como para el otorgamiento de descuentos, créditos u otras facilidades, y la realización de actividades comerciales de sus productos y servicios a través de diferentes medios de comunicación.

• Verificación de datos a través de la consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo.

• Dar atención y trámite a peticiones, quejas o reclamos formuladas por los Titulares de la información.

• Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, aplicación de pruebas psicotécnicas y de conocimiento.

• Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.

Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y/o servicios brindados.

9.     Autorización

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales por parte del Responsable, requiere del consentimiento previo, libre, expreso e informado del Titular de los mismos. El Hostal Villa San Juan, en su condición de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos (electrónicos o físicos) necesarios para obtener la autorización de los Titulares, garantizando siempre que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La Autorización se entenderá como el consentimiento informado, emitido de forma libre y consciente por parte del Titular de los Datos Personales o su representante.

Al dar su autorización, el Titular acepta las políticas y condiciones que se establecen en el presente documento.

10. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares

Con el objetivo de dar cumplimiento al Título V de la Ley 1581 de 2012, a continuación se presentan los procedimientos para que los Titulares o sus causahabientes realicen consultas o reclamos respecto a los Datos Personales recolectados.

10.1.               Consultas

Las consultas realizadas por los Titulares o sus causahabientes, serán atendidas en un periodo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. En caso que no sea posible atender la consulta dentro de este periodo de tiempo, se informará al Titular o su causahabiente el motivo de la demora, y el término de respuesta no será mayor a cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2.               Reclamos

El Titular de los datos, o sus causahabientes que consideren que su información debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de los Responsables o los Encargados del Tratamiento, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento. El reclamo será atendido bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que se crean necesarios para hacer valer la reclamación. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del reclamo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de este periodo de tiempo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3.               Mecanismos de notificación

En el caso de que el Titular o sus causahabientes quieran realizar alguna consulta o reclamo, lo pueden hacer mediante los siguientes mecanismos:

• Vía correo electrónico: hostalvillasanjuan@gmail.com

• Vía telefónica: (+57)3182648671

• Presencial: km 2.8 vía Sogamoso – Tópaga, Vereda San Juan Nepomuceno, Sector San Pedro, Tópaga, Boyacá, Colombia.

11. Vigencia

La presente Política de Privacidad entra en vigencia desde el mes de Octubre del año 2021. Cualquier modificación será informada oportunamente a los Titulares. Los Datos recolectados, permanecerán en la Base de Datos por un término de al menos veinte (20) años.